Dört satın alma türü nedir? Yönergeler ve sektör örnekleri

Şirketinizin hammadde, yazılım aboneliği, temizlik hizmetleri ve yeni bir ofis binası satın alması gerektiğinde aynısını kullanıyor musunuz? satın alma yaklaşımı hepsi için mi? Hayır cevabını verdiyseniz, farkında olsanız da olmasanız da, farklı satın alma işlemlerinin farklı stratejiler gerektirdiğini zaten biliyorsunuzdur.

Dört satın alma türünü anlamak yalnızca akademik teori değildir. Harcamalarınızı optimize etmenin, riski yönetmenin ve gerçek stratejik değeri artırmanın temelidir. Her türün gerçekte ne anlama geldiğini ve bunları kuruluşunuzda nasıl uygulayacağınızı inceleyelim.

 

 

Karışıklığı Gidermek: Tanımlanan 4 Tedarik Türü

 

Çoğu satın alma tartışması bunu aşırı basitleştirerek yanlış anlıyor. İşte aslında bilmeniz gerekenler:

Doğrudan Tedarik : Para Kazandıran Şeyler
Nihai ürün veya hizmetinize giren şey budur. Eğer üretici iseniz, bu sizin hammaddelerinizdir. Eğer bir restoransanız, bu sizin yemek malzemelerinizdir. Bir yazılım şirketiyseniz ürününüzü doğrudan destekleyen bulut altyapınızdır.

İşin özü şu: doğrudan satın alma, gelirinizi doğrudan etkiler. Bu sarf malzemeleri durduğunda üretiminiz de durur. Bu yüzden talep ediyor tedarikçilerle stratejik ilişkiler sadece işlemsel satın alma değil.

Dolaylı Tedarik : "Işıkları Açık Tut" Harcaması
Bu, işinizin yürümesini sağlayan ancak nihai ürününüzle sonuçlanmayan her şeydir. Ofis malzemelerini, yardımcı programları, bakım ekipmanlarını ve Slack veya Microsoft Office gibi yazılım aboneliklerini düşünün.

Zorluk mu? Bu harcamalar genellikle departmanlar arasında bölünmüş durumda ve görünürlükten yoksun. Ancak işte fırsat: Dolaylı tedarikin stratejik yönetimi, hızlı kazanımlar ve önemli maliyet tasarrufları sağlayabilir.

Hizmet Alımı: Kendi Şirketinizde Sahip Olmadığınız Uzmanlık
Bu, danışmanlık ve pazarlama ajanslarından geçici personele ve uzman yüklenicilere kadar her şeyi kapsar. Büyük fark? Fiziksel ürünleri değil, bilgiyi ve sonuçları satın alıyorsunuz.

Anahtar ile hizmet alımı envanteri değil teslimatları ve ilişkileri yönetmenizdir. Bu, farklı sözleşmeler, farklı değerlendirme yöntemleri ve farklı ilişki yönetimi yaklaşımları gerektirir.

Sermaye Harcaması (CapEx) Tedarik: Büyük Yatırımlar
Bu, yeni bir tesis inşa etmek, büyük ekipman veya kurumsal yazılım sistemleri satın almak gibi uzun vadeli varlık satın alımınızdır. Bu kararların çok yıllı mali sonuçları vardır ve genellikle yönetici onayı gerektirir.

CapEx'i farklı kılan nedir? Değerlendirme süreci daha uzun, riskler daha yüksek ve işinizi önümüzdeki yıllarda etkileyecek kararlar alıyorsunuz.

 

Endüstri Merceğinden: Gerçek Dünya Uygulamaları

 

Teori güzel ama bu aslında farklı endüstrilerde nasıl çalışıyor? Sana göstereyim.

 

İmalatta:

• Doğrudan: Çelik, plastik reçineler, elektronik bileşenler

• Dolaylı: Güvenlik ekipmanı, makine yağları, fabrika bakım malzemeleri

• Hizmetler: Ekipman onarımı, lojistik ve nakliye, geçici işçilik

• CapEx: Endüstriyel robotlar, üretim hattı makineleri, depo genişletme

Teknolojide:

• Doğrudan: Bulut bilgi işlem kaynakları, müşteriye yönelik ürünler için veri merkezi donanımı

• Dolaylı: Ofis mobilyaları, üretkenlik yazılımı, ekip yemekleri

• Hizmetler: Yazılım geliştirme yüklenicileri, siber güvenlik denetimleri, dijital pazarlama ajansları

• CapEx: Şirket genel merkezi, veri merkezi inşaatı, büyük yazılım platformu lisansları

Sağlık Hizmetlerinde:

• Doğrudan: İlaçlar, cerrahi aletler, tıbbi implantlar

• Dolaylı: İdari malzemeler, temizlik hizmetleri, hasta çamaşırları

• Hizmetler: Tıbbi ekipman bakımı, geçici bakım personeli, BT desteği

• CapEx: MRI makineleri, hastane kanadı inşaatı, elektronik sağlık kayıt sistemleri

Buradaki model çok önemlidir: Hangi satın alma türünün en fazla ilgiyi ve kaynağı hak ettiğini sektörünüz belirler.

 

Küçük İşletme Kısayolu: Basitleştirilmiş Bir Yaklaşım

 

 

Daha küçük bir organizasyondaysanız dört tip model bunaltıcı gelebilir. İşte bunu nasıl uyarlayacağınız:

Tedarik için 80/20 Kuralı:
Çabanızın %80'ini, yanlış yönetilirse işinize gerçekten zarar verebilecek %20'lik harcamaya odaklayın.

Üç Basitleştirilmiş Kategori:

1. Para Kazandıran Malzemeler (Sizin Doğrudan Tedarik sürümünüz)

   • Müşterilere teslimat yapma yeteneğinizi doğrudan etkileyen her şey

   • Stratejik tedarikçi ilişkileri ve yedekleme planlarıyla yönetin

2. İş Temelleri (Dolaylı ve Hizmetlerin Birleştirilmesi)

   • Operasyonlarınızı yürütmek için gereken her şey

   • Konsolidasyona ve verimliliğe odaklanma

3. Oyunun Kurallarını Değiştiren Yatırımlar (Seçim Sermayeniz)

   • İşletmenizi büyütecek veya dönüştürecek büyük satın almalar

   • Kapsamlı yatırım getirisi analizi ve yönetici girişi gerektirir

Küçük şirketlerin sadece bu basit sınıflandırma sistemini uygulayarak toplam harcamalarında %15-20 oranında tasarruf ettiklerini gördüm.

 

Amaca Yönelik Tedarik: Sürdürülebilirliğin Bütünleştirilmesi

 

Günümüzde her satın alma kararının çevresel ve sosyal etkileri bulunmaktadır. Her bir satın alma türünde sürdürülebilirliğin nasıl oluşturulacağı aşağıda açıklanmıştır:

Doğrudan Tedarik İçin:
Tedarikçilerinize şunu sorun: "Bu malzemeleri üretmek için karbon ayak iziniz nedir?" ve "Tedarik zinciri işgücü uygulamalarınızda şeffaflık sağlayabilir misiniz?"

Dolaylı Tedarik İçin:
Geri dönüştürülmüş ofis malzemeleri veya enerji tasarruflu ekipmanlar gibi sürdürülebilir alternatifler sunan tedarikçileri seçin. Buradaki küçük değişiklikler hızla birikiyor.

Hizmet Alımı İçin:
Potansiyel ortakları çeşitlilik politikaları, adil ücret uygulamaları ve çevresel taahhütleri açısından değerlendirin. Değerleri markanızın bir uzantısı haline gelir.

İçin Sermaye Harcamaları:
Değerlendirmenizde enerji verimliliği ve çevresel etkiyi temel kriterler haline getirin. Bu yeni üretim ekipmanının hem maliyet hem de karbon çıkışı açısından değerlendirilmesi gerekiyor.

En iyi kısım? Sürdürülebilir tedarik çoğu zaman maliyet tasarrufuyla uyumludur. Enerji tasarruflu ekipmanın işletme maliyeti daha azdır. Etik tedarikçiler genellikle daha iyi elde tutma ve kaliteye sahiptir.

 

4 Adımlı Eylem Planınız: Teoriden Sonuçlara

Kategorileri bilmek bir şeydir, bunları uygulamak başka bir şeydir. İşte yol haritanız:

1. Adım: Bir Harcama Analizi
Son 12 aya ait muhasebe sisteminizden veri çekin. Her önemli satın alma işlemini kategorilere ayırın. Muhtemelen hiç fark etmediğiniz harcama kalıplarını keşfedeceksiniz.

Adım 2: Dört Türü Eşleştirin
Her harcama kategorisini dört satın alma türünden birine atayın. Tek başına bu bile dikkatinizin nereye odaklanması gerektiğini ortaya çıkaracaktır.

Adım 3: Kategori Stratejilerini Geliştirin

• Doğrudan: Tedarikçi ilişkilerine ve risk yönetimine odaklanma

• Dolaylı: Verimliliği ve birleştirmeyi artırın

• Hizmetler: Net teslimatları ve performans ölçümlerini vurgulayın

• CapEx: Titiz değerlendirme ve yatırım getirisi analizi uygulayın

4. Adım: Uygulama ve İyileştirme
Önce en çok harcama yapılan kategorilerle başlayın. Ekibinizi eğitin, yeni süreçler oluşturun ve düzenli inceleme döngüleri oluşturun.

 

Önemli Olanı Ölçmek: Her Kategori için Temel Performans Göstergeleri

 

Ölçmediğiniz şeyi geliştiremezsiniz. Her bir tedarik türü için temel ölçümler aşağıda verilmiştir:

Doğrudan Tedarik KPI'ları:

• Tedarikçi kusur oranları

• Zamanında teslimat performansı

• Toplam sahip olma maliyeti (sadece satın alma fiyatı değil)

Dolaylı Tedarik KPI'ları:

• Süreç verimliliği (satın alma siparişi döngü süresi)

• Tercih edilen tedarikçilerle uyumluluk

• Önceki dönemlere kıyasla maliyet tasarrufu

Hizmet Tedarik KPI'ları:

• Hizmet düzeyi sözleşmesi (SLA) uyumluluğu

• İç paydaş memnuniyeti

• Bütçeye bağlılık

Sermaye Harcamaları KPI'ları:

• Projenin zamanında ve bütçede tamamlanması

• Yatırım getirisi ve tahminler

• Varlık kullanım oranları

 

Ücretsiz Tedarik Dönüşümü Araç Takımınız

 

Bu, uygulanması gereken çok şey gibi gelebilir; bu yüzden bunu pratik hale getirecek araçlar oluşturduk.

[Ücretsiz Tedarik Sınıflandırma Araç Setinizi İndirin]

Alacaksın:

• Harcama Analizi Şablonu (Excel) - Mevcut harcamalarınızı kategorilere ayırmak için

• Tedarikçi Değerlendirme Puan Kartı - Satıcıları objektif olarak karşılaştırmak için

• Tedarik Sağlık Kontrolü Değerlendirmesi - En büyük fırsatlarınızı belirlemek için

• Uygulama Kontrol Listesi - Böylece hiçbir önemli adımı kaçırmazsınız

Bunlar, müşterilerimize birinci sınıf satın alma operasyonları oluşturmalarına yardımcı olmak için kullandığımız araçların aynısıdır.

 

Sonraki Adımlarınız

Bir alanla başlayın. En yüksek harcama kategorinizi seçin ve uygun stratejiyi uygulayın. Kazandığınız bilgiler muhtemelen ilk birkaç aydaki çabalarınızın karşılığını verecektir.

Unutmayın, amaç mükemmellik değil, ilerlemedir. Daha stratejik satın alma yönetimine doğru attığınız her adım, bileşik getiriler sağlayacaktır.

Tedarik yaklaşımınızı dönüştürmeye hazır mısınız? Yukarıdan ücretsiz araç setinizi indirin veya kişiselleştirilmiş rehberlik istiyorsanız [satın alma uzmanlarımızla ücretsiz bir danışmanlık görüşmesi planlayın]. Bu çerçeveleri spesifik iş bağlamınıza uygulamanıza yardımcı olacağız.

 

Sıkça Sorulan Sorular: Tedarik Kategorizasyonunda Uzmanlaşmak

 

1. S: Birden fazla kategoriye uygun görünen satın alma işlemlerini nasıl gerçekleştireceğiz?

A: Bu yaygındır. Önemli olan tanımlamaktır birincil iş amacı . Örneğin, yeni yazılım geliştiricileriniz için dizüstü bilgisayar satın almak, Doğrudan ürününüzü geliştiriyorlarsa satın alma, ancak Dolaylı eğer İK ekibi içinseler. Basit bir kural oluşturun: "Bu maliyet hangi P&L satır öğesini destekliyor?" Bu genellikle kategoriyi netleştirir.

 

2. S: Şirketimiz hızla büyüyor. Bu farklı satın alma türlerinin yönetimini resmi olarak hangi noktada ayırmalıyız?

A: Yıllık harcamanızın herhangi bir kategoride %10'luk bir tasarrufun özel bir yarı zamanlı görevi haklı çıkaracak bir noktaya ulaşması iyi bir genel kuraldır. Çoğu işletme için bu, yıllık 5-10 milyon dolarlık harcama sınırı civarındadır. Bundan önce, basitleştirilmiş üç kategorili modeli kullanın, ancak mevcut ekibinizdeki her birine bir "sahip" atayın.

 

3. S: Diğer departmanların (Pazarlama veya Ar-Ge gibi) bu satın alma kategorilerini takip etmesini nasıl sağlayabiliriz?

A: Tedarik çerçevesiyle liderlik etmeyin. Bunun yerine sorunlarını çözmek için onlarla ortak olun. Pazarlama açısından, hizmet satın alımını ajanslarından daha iyi sonuçlar almanın bir yolu olarak çerçeveleyin. Ar-Ge için, kritik malzemelerin hiçbir zaman tükenmemesini sağlamanın bir yolu olarak Doğrudan Tedarik çerçevesini oluşturun. Hedeflerinin değerini gördüklerinde bunu benimseme süreci takip eder.

 

4. Soru: Biz kar amacı gütmeyen bir kuruluşuz. Aynı kategoriler bizim için de geçerli mi?

A: Kesinlikle ama odak noktası değişiyor. "Doğrudan" satın alımınız programla ilgili materyaller olabilir. "CapEx" toplum hizmetleri için yeni bir bina olabilir. Çerçeve evrenseldir ancak her türe yönelik stratejiniz, kar marjlarına göre değil, misyonunuza ve bağışçı gereksinimlerine göre belirlenecektir.

 

5. S: Bu kategorilerin yanlış anlaşılmasının en büyük riski nedir?

A: Kaynakların ve yeteneklerin yanlış tahsisi. En yaygın hata, yüksek riskli Doğrudan Tedarik'i basit, işlemsel Dolaylı Tedarik gibi ele almaktır. Bu, operasyonlarınızı durduracak tedarik zinciri kesintilerine yol açabilir. Tersine, düşük değerli Dolaylı satın almalar için sürecin aşırı mühendisliği gereksiz bürokrasi yaratır ve ekibinizi yavaşlatır.

 

6. Soru: Nasıl olmalı? müzakere stratejisi Bu kategoriler arasında farklılık var mı?

A: Yaklaşımınız önemli ölçüde değişmeli:

• Doğrudan: Uzun vadeli ortaklıklar ve paylaşılan risk için müzakere yapın.

• Dolaylı: Toplu indirimler ve verimlilik için pazarlık yapın.

• Hizmetler: Net teslimatlar, KPI'lar ve esneklik için pazarlık yapın.

• CapEx: Yaşam döngüsü desteği, garantiler ve geleceğe hazırlık için pazarlık yapın.

 

7. S: Tek bir tedarikçi birden fazla satın alma kategorisine girebilir mi?

A: Evet ve bu güçlü bir stratejik ortağın işaretidir. Örneğin bir teknoloji sağlayıcısı, bulut altyapısı için Doğrudan tedarikçi, uygulama için Hizmet sağlayıcısı ve büyük bir yazılım lisansı için Sermaye Harcama satıcısı olabilir. Bu durumlarda ilişkiyi bütünsel olarak yönetin ancak her harcama türünü uygun stratejisiyle müzakere edin.

 

8. S: Küresel operasyonlar bu sınıflandırma modelini nasıl etkiliyor?

A: Kategoriler aynı kalır ancak uygulamanız bölgeye göre farklılık gösterir. Yerel düzenlemeler, kültürel normlar ve pazarın olgunluğu her türü nasıl yönettiğinizi etkileyecektir. Herkese uyan tek bir küresel strateji çoğu zaman başarısız olur. Çerçeve, yaklaşımınızı her bölgeye göre analiz etmeniz ve uyarlamanız için size tutarlı bir yol sunar.

 

9. Soru: Bu farklı türlerin yönetilmesinde teknolojinin rolü ne olmalıdır?

A: Teknoloji yığınınız her kategorinin benzersiz iş akışını desteklemelidir. Tek bir aleti her şeyi yapması için zorlamayın. Kullanabilirsin:

• Direct ve CapEx için gelişmiş bir S2P platformu.

• Dolaylı için basitleştirilmiş, kullanıcı dostu bir P-kart sistemi.

• Hizmetler için özel bir sözleşme ve SOW yönetim aracı.

 

10. S: Bu kategorize edilmiş yaklaşımın uygulanmasının genel başarısını nasıl ölçeceğiz?

A: Kategoriye özgü KPI'ların ötesinde meta ölçümleri izleyin:

• Döngü Süresi: Her kategoride kararları daha hızlı mı alıyoruz?

• Paydaş Memnuniyeti: Dahili müşteriler aldıkları destekten memnun mu?

• Maliyetten Kaçınma: Sadece daha düşük fiyatlar almakla kalmayıp, kötü alımları da önlüyor muyuz?

• Risk Azaltma: Daha az tedarik kesintisi veya uyumluluk sorunu yaşadık mı?