Tedarikte RFQ nedir?

Şunu hayal edin: 500 yeni ofis koltuğu satın almanız gerekiyor. Üç farklı tedarikçiyi ararsınız ve her biri size farklı bir fiyat, farklı bir teslimat tarihi verir ve tekliflerine farklı şeyler ekler. Bunları adil bir şekilde nasıl karşılaştırırsınız? Yalnızca en ucuz fiyatı değil, en iyi teklifi aldığınızı nasıl anlarsınız?

Tam olarak sorun bu Teklif Talebi (RFQ) çözmek için tasarlanmıştır.

Satın alma konusunda yeniyseniz veya bilgilerinizi tazelemeye ihtiyacınız varsa doğru yere geldiniz. Bu kılavuz yalnızca RFQ'yu tanımlamayacaktır; gerçek dünyadan örnekler ve bugün kullanabileceğiniz ücretsiz şablonlarla birlikte size tam olarak nasıl kullanılacağını göstereceğiz.

Hadi dalalım.

 

 

RFQ Tanımlı: Her Şey Rekabetçi Fiyatlandırmayla İlgili

 

Özetle, Teklif Talebi (RFQ), tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bildiğinizde ve satın almaya hazır olduğunuzda tedarikçilere gönderdiğiniz resmi bir belgedir.

Temel amacı karşılaştırılabilir fiyatlar elde etmektir. Yaratıcı fikirler veya çözümler aramıyorsunuz; basit bir soru soruyorsunuz: "Çünkü bu spesifik şey , en iyi fiyatınız nedir?"

Gereksinimleriniz açık, ölçülebilir ve değişme olasılığı düşük olduğunda RFQ kullanırsınız. Gibi şeyler düşünün:

• Belirli bir bilgisayar modelinin 500 birimi

• 10.000 metre belirli bir çelik kalitesi

• 50.000 metrekarelik bir bina için bir yıl boyunca ofis temizliği hizmetleri

Burada önemli olan standardizasyondur. Aynı ayrıntılı gereklilikleri birden fazla tedarikçiye göndererek onları eşit şartlar altında rekabet etmeye zorlarsınız. Bu, kararınızı içgüdülere dayalı değil, verilere dayalı hale getirir.

 

RFQ, RFP ve RFI: Karışıklığı Ortadan Kaldırmak

 

Birçok insanın takılıp kaldığı yer burasıdır. Bu üç kısaltma birbiriyle ilişkilidir ancak çok farklı amaçlara hizmet ederler. İşte bunu düşünmenin en basit yolu:

 

	Ne Zaman Kullanılmalı?	Sorduğunuz Temel Soru
RFI (Bilgi Talebi)	Piyasayı araştırıyorsunuz.	"Ne yapabilirsin?"
RFP (Teklif Talebi)	Karmaşık bir probleminiz var ve bir çözüme ihtiyacınız var.	"Bunu nasıl çözersiniz?"
RFQ (Teklif Talebi)	Tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu biliyorsunuz ve satın almaya hazırsınız.	"Bunun için fiyatınız nedir?"

 

İşte anlaşma: Bir RFQ'ya ihtiyacınız olduğunda bir RFP göndermek, gereksiz işlerle tedarikçileri rahatsız edecektir. Bir RFP'ye ihtiyaç duyduğunuzda bir RFQ göndermek, aslında ihtiyaçlarınızı karşılamayan çözümlerin fiyatlarını almanızı sağlayacaktır. Doğru aleti seçmek savaşın yarısıdır.

 

7 Adımlı RFQ Süreci: Başarıya Giden Yol Haritası

 

 

Harika bir RFQ süreci metodiktir. Adaleti, şeffaflığı sağlar ve size en iyi sonucu verir. Hadi parçalayalım.

Adım 1: Gereksinimlerinizi Belirleyin
Tek bir kelime bile yazmadan önce ne satın aldığınız konusunda %100 net olun. Ayrıntılı bir spesifikasyon sayfası oluşturun. Ofis sandalyeleri için bu, boyutları, malzemeleri, ağırlık kapasitesini ve rengi içerir. Burada belirsizlik sizin en büyük düşmanınızdır.

Adım 2: Kendinizi Oluşturun Tedarikçi Kısa Listesi
Bir şapkadan öylece isim seçemezsiniz. İhtiyacınız olanı sağlama konusunda kanıtlanmış bir geçmişe sahip 3-5 nitelikli tedarikçi belirleyin. Bu ön yeterlilik daha sonra zamandan tasarruf etmek için çok önemlidir.

3. Adım: Oluşturun RFQ Belgesi
Bu sizin planınızdır. Güçlü bir RFQ şunları içerir::

• Arka planı ve talimatları temizle

• Ayrıntılı teknik özellikler

• Ticari şartlar (teslimat tarihi, ödeme koşulları vb.)

• Açık bir gönderim formatı (aşağıdaki şablonumuzu kullanın!)

4. Adım: İletişimi Başlatın ve Yönetin
RFQ'yu tüm tedarikçilere aynı anda gönderin. Gerçekçi bir son tarih belirleyin (genellikle 1-3 hafta). Açıklayıcı soruları yanıtlamaya hazır olun ve yanıtları kullanıcılarla paylaşın.  Tümü Teklif verenler adaleti korumak için.

5. Adım: Yanıtları Alın ve Düzenleyin
Fiyat teklifleri geldikçe bunları standart bir e-tabloya kaydedin. Bu, bir sonraki adımı çok daha kolay hale getirir.

Adım 6: Değerlendirin ve Ödüllendirin
Bu sadece en düşük sayıyı seçmekle ilgili değil. Basit bir puan kartı oluşturun. Her tedarikçiyi fiyat, teslimat süresi ve geçmiş performansa göre derecelendirin. En düşük fiyat, son teslim tarihlerini kaçırmasıyla bilinen bir tedarikçiden gelebilir; bu alabileceğiniz bir risk midir?

Adım 7: Bilgilendirme ve Katılım
Kazanan tedarikçiyi bilgilendirin ve daha da önemlisi diğerlerini de neden seçilmediklerini bildirin. Bu, uzun vadeli iyi ilişkiler kurar. Daha sonra hızla sözleşme imzalamaya geçin.

 

Gerçek Dünyada RFQ

 

 

Teori iyidir ama pratik daha iyidir. Bunun farklı sektörlerde nasıl işlediğine bakalım.

Örnek 1: Üretim - Özel Bir Bileşenin Tedarik Edilmesi

• Senaryo: 5.000 adet özel olarak işlenmiş alüminyum brakete ihtiyacınız var.

• RFQ'da Belirtilmelidir: Teknik çizimler (CAD dosyaları), malzeme kalitesi (örneğin, Alüminyum 6061), toleranslar, yüzey kalitesi ve paketleme gereksinimleri.

• Tedarikçi Sorusu: Bu ayrıntılar olmadan, bir tedarikçi daha zayıf bir alaşım için teklif verebilirken, bir başkası ihtiyacınız olmayan pahalı bir kaplamayı teklif edebilir. Karşılaştırmalarınız değersiz olacaktır.

Örnek 2: BT Tedariği - Dizüstü Bilgisayar Satın Alma

• Senaryo: 50 çalışandan oluşan yeni bir ekibin donatılması.

• Teklif Talebinde Şunlar Belirtilmelidir: Tam model veya minimum özellikler (CPU, RAM, SSD), dahil edilen yazılım, garanti süresi ve teslimat planı.

• Profesyonel İpucu: Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO), yalnızca etiket fiyatını değil, gelecekteki potansiyel onarımların veya uzatılmış garantinin fiyatını da içerir.

 

Modern RFQ: Sürdürülebilirliği Bütünleştirme

 

Günümüzde satın alma sadece maliyetle ilgili değildir. Bu değerle ilgili. Buna çevresel ve sosyal değer de dahildir. RFQ'nuz, satışlarınızı yönlendirmek için güçlü bir araçtır. sürdürülebilirlik hedefleri.

Gibi sorularla RFQ'nuza kolayca bir sürdürülebilirlik bölümü ekleyebilirsiniz.:

• "Bu üründe yüzde kaç oranında geri dönüştürülmüş malzeme kullanılıyor?"

• "Etik işgücü uygulamalarınızın belgelerini sunabilir misiniz?"

• "Şirketinizin karbon emisyonlarının azaltılmasına ilişkin politikası nedir?"

Bu, tedarikçilere sorumlu iş uygulamalarına değer verdiğinizi gösterir ve size kararınızı etkileyecek somut veriler sağlar.

 

Zaman ve Paraya Mal Olacak 5 Yaygın RFQ Hatası

 

Bu hataları defalarca gördük. Onlardan kaçının, böylece diğerlerinden önde olursunuz.

1. Belirsiz Özellikler: "Birkaç ofis sandalyesine ihtiyacımız var" size çok farklı teklifler verecektir. Spesifik olun.

2. Toplam Sahip Olma Maliyetinin Göz ardı Edilmesi: En ucuz ürünün bakım maliyetleri yüksek veya ömrü kısa olabilir. Başlangıç ​​fiyatının ötesini düşünün.

3. Fakir Tedarikçi Ön Yeterliliği : Niteliksiz bir tedarikçiye RFQ göndermek herkesin zamanını boşa harcar. Önce ödevini yap.

4. Belirsiz Değerlendirme Kriterleri: Tedarikçiler onları nasıl değerlendireceğinizi bilmiyorlarsa (örneğin, %70 fiyat, %30 teslimat hızı), size en iyi tekliflerini veremezler.

5. İletişimin "Kara Deliği": Sorulara cevap vermemek veya başarısız teklif sahiplerine geri bildirimde bulunmamak köprüleri yakar.

 

Araçlarınızı Seçmek: Elektronik Tablolardan Özel Platformlara

 

RFQ sürecinizi nasıl yöneteceğiniz, satın alma işleminizin karmaşıklığına ve hacmine bağlıdır.

• Elektronik Tablolar ve E-posta: Basit, seyrek RFQ'lara sahip küçük şirketler için idealdir. Ücretsiz ve esnektir ancak hızla kaotik hale gelebilir.

• E-Kaynak Platformları : Fairmarkit veya Deep Stream gibi araçlar, RFQ'ların gönderilmesinden yanıtların toplanması ve analiz edilmesine kadar tüm süreci otomatikleştirir. Bu, sık ve karmaşık kaynak kullanımı için büyük bir zaman tasarrufu sağlar.

• Tam Paket Tedarik Yazılımı: Sievo veya Coupa gibi çözümler, RFQ'ları daha büyük bir satın alma ekosistemine entegre ederek bunları sözleşmelere, harcama analitiğine ve faturalandırmaya bağlar.

Seçiminiz tek bir soruya dayanmalıdır: Şu anda manuel RFQ görevlerine ne kadar zaman harcıyoruz?

 

Eylem Planınız ve Ücretsiz Araç Kitiniz

 

Artık adil, verimli ve gerçek değer sağlayan bir RFQ sürecini yürütecek donanıma sahipsiniz.

İşte nasıl başlayacağınız:

1. Açık ve anlaşılır gereksinimleri olan bir pilot proje belirleyin.

2. Bir adım önde başlamak için Ücretsiz RFQ Araç Setimizi indirin.

3. Yukarıda özetlenen 7 adımlı süreci kullanarak RFQ'nuzu çalıştırın.

 

Sıkça Sorulan Sorular: RFQ Sürecinde Uzmanlaşmak

 

1. S: Kaç tedarikçiye RFQ göndermeliyim?

A: Tatlı bir nokta var. Sadece 2-3 tedarikçiye göndermek yeterli rekabeti yaratmayabilir. 10'dan fazla kişiye göndermek hem sizin hem de onlar için verimsiz ve külfetlidir. Kısa bir liste öneriyoruz 4 ila 6 ön yeterlilik sahibi tedarikçi . Bu, süreci etkili bir şekilde yönetme kapasitenizi zorlamadan karşılaştırma yapabileceğiniz sağlıklı bir seçenek yelpazesi sunar.

 

2. S: RFQ'yu gönderdikten sonra bir tedarikçi açıklama isterse ne yapmalıyım?

A: Bu yaygındır ve bağlı bir tedarikçinin işaretidir. Altın kural şudur: şeffaflık ve adalet . Soruyu açıkça yanıtlayın ve ardından tam açıklamayı şu adrese gönderin: Her RFQ'yu alan tedarikçi. Bu, eşit bir oyun alanı sağlar ve herhangi bir teklif sahibinin bilgi avantajına sahip olmasını engeller.

 

3. S: Tedarikçi teklif gönderdiğinde RFQ yasal olarak bağlayıcı mıdır?

A: Hayır, genellikle değil. RFQ, tedarikçilerin teklif (teklif) yapmaları için yapılan bir davettir. Hiçbirini kabul etmek zorunda değilsiniz. Yasal sözleşme yalnızca resmi bir sözleşme yaptığınızda oluşturulur. Satınalma Siparişi (PO) veya bu teklife dayanarak bir sözleşme imzalayın. Her zaman RFQ'nuza bunun bir satın alma taahhüdü olmadığını belirten bir ifade ekleyin.

 

4. S: Bir tedarikçinin teklifi diğerlerinden çok daha düşük geldi. Bu her zaman en iyi seçim midir?

A: Dikkatli olun. Önemli ölçüde daha düşük bir fiyat teklifi bir tehlike işareti olabilir. Tedarikçi gereksinimleri yanlış anlamış olabilir, daha düşük kaliteli malzemeler kullanıyor olabilir veya bir maliyet hatası yapmış olabilir (bunu daha sonra düzeltmeye çalışabilir). Bu teklifi daha dikkatli bir şekilde incelemek ve işi vermeden önce açıklayıcı sorular sormak sizin sorumluluğunuzdur.

 

5. S: RFQ yanıtlarını aldıktan sonra pazarlık yapabilir miyim?

A: Kesinlikle. RFQ süreci çoğu zaman müzakereye kapıyı açar. Özellikle başka bir nitelikli tedarikçiden daha rekabetçi bir teklifiniz varsa, tercih ettiğiniz tedarikçiye/tedarikçilere geri dönebilir ve tekliflerini iyileştirip iyileştiremeyeceklerini sorabilirsiniz. Bu son adım çoğu zaman size daha iyi koşullar veya fiyatlar sağlayabilir.

 

6. S: Tedarikçilere yanıt vermeleri için ne kadar süre vermeliyim?

A: Karmaşıklığa bağlıdır. Basit, kullanıma hazır ürünler için, 1-2 hafta genellikle yeterlidir. Daha karmaşık, kişiye özel ürünler veya hizmetler için izin verin 2-4 hafta . Her zaman gerçekçi olun; acele eden tedarikçiler hatalı fiyat tekliflerine yol açabilir veya en iyi ortaklarınızın teklif vermesini engelleyebilir.

 

7. S: Görevli bir tedarikçiyle (mevcut tedarikçimiz) ilgilenmenin en iyi yolu nedir?

A: Onları sürece dahil edin ancak onlara özel muamele yapmayın. Yeni potansiyel tedarikçilerle aynı şartlarda rekabet etmeleri gerekiyor. Bu, hâlâ adil bir piyasa fiyatı ve iyi hizmet aldığınızı doğrulamak için çok önemlidir. Bazen yerleşik olan kazanır ve süreç onların değerini pekiştirir; diğer zamanlarda daha iyi bir ortak bulursun.

 

8. S: Önemli bir tedarikçi teklif talebimize katılmayı reddetti. Bunu neden yapsınlar?

A: Birkaç yaygın neden var. Tam kapasitede olabilirler ve yeni işler üstlenemeyecek kadar meşgul olabilirler. Teklif talebiniz onlar için mali açıdan yeterince çekici olmayabilir. Veya sürecinizi adaletsiz veya daha ucuz bir rakibe karşı önyargılı olarak algılayabilirler. Sebeplerini anlamak için kibar bir takip görüşmesi yapmaya değer; geri bildirimleri çok değerli olabilir.

 

9. Soru: Her zaman en düşük fiyatlı, nitelikli teklifi verene mi ihale yapmalıyız?

A: Mutlaka değil. Hedef en iyisidir değer , sadece en düşük değil fiyat . Senin değerlendirme kriterleri bunu yansıtmalıdır. Bir tedarikçi %5 daha pahalıysa ancak %10 daha iyi teslimat süresi ve üstün satış sonrası destek sunuyorsa, işletmenize daha fazla genel değer katabilir. Bu kararı objektif bir şekilde vermek için bir puanlama modeli kullanın.

 

10. S: Dijital imza kullanıyoruz. Dijital imzayla e-postayla gönderilen fiyat teklifi geçerli sayılır mı?

A: Çoğu iş bağlamında evet. E-posta yoluyla gönderilen bir elektronik imza veya şirketin antetli kağıdındaki resmi bir fiyat teklifi, genellikle tedarikçiden gelen geçerli ve bağlayıcı bir teklif olarak kabul edilir. RFQ şartlarınızın elektronik gönderimlerin kabul edilebilir olduğunu belirttiğinden emin olun.